Un outil est-il nécessaire pour libérer son entreprise ?

A mon sens, développer ou disposer d’un outil est indispensable pour libérer son entreprise, et encore plus si on choisit l’Holacracy. Car ces approches impliquent en premier lieu la transparence. Clarté des rôles et de leur affectation, publication des indicateurs, diffusion de tous les comptes rendus de réunions, etc. Cette transparence pourrait passer par un document ou un tableau visible de tous. Mais la limite sera vite atteinte par la taille de l’organisation et la difficulté à retrouver l’information recherchée. Vouloir se passer d’un outil me paraît donc peu conforme à l’objectif de transparence visé.

Un outil est-il nécessaire pour libérer son entreprise ? Une réponse affirmative est donc pour moi sans équivoque.

Quelques cas concrets

1/ en Holacracy, tous les rôles sont mis à plat et affectés de manière claire et visible par tous. Chacun pouvant avoir plusieurs rôles, il est important qu’on puisse connaitre tous les rôles pour mieux les choisir et se faire connaitre. Une place du « marché des talents » – ou quelque soit son nom – est souvent créé pour permettre à ceux qui le souhaitent de voir quels sont les rôles non affectés. Dans une petite structure, on peut aisément imaginé qu’il s’agirait d’un affichage des rôles disponibles. Dès qu’on est dans une structure plus conséquente et en multi-sites, le support d’un outil informatique est dès lors indispensable.

2/ les réunions sont ouvertes à tous les membres d’un cercle. Leurs résultats (décisions, projets, indicateurs) sont publiques à l’ensemble de l’organisation. Même les résultats des réunions de l’ancien Comité de Direction sont accessibles. On pourrait imaginer un envoi par email des comptes-rendus des projets ou actions. Mais l’organisation sera vite submergée d’emails dès lors qu’il y aura plusieurs cercles.

Imaginez donc un outil où nous pourrions y enregistrer tous les rôles. Dans lequel, chacun peut à tout moment savoir qui y est affecté, retrouver facilement les dernières actions ou projets en cours, ou encore connaitre les politiques de l’organisation. Ce serait non seulement plaisant pour chaque membre de l’organisation mais encore plus pour les nouveaux arrivants ! Je ne sais pas si vous vous rappelez la difficulté d’être nouveau… avoir un lieu unique où chercher serait donc magique…

Alors comment y aller ? Faut-il développer son propre outil, ou y a-t-il des outils performants sur le marché ?

Les outils du marché…

Les deux principaux outils disponibles aujourd’hui sont Glassfrog et Holaspirit.

Pour être honnête, je trouve que les deux outils se ressemblent. Ils sont faciles d’accès, avec une bonne ergonomie. Ils sont visuels. J’ai pratiqué les deux et mon coeur balance. Le premier, créé par HolacracyOne, se conforme à la Constitution Holacracy. Si vous connaissez les principes de l’Holacratie, c’est facile de s’y mettre. Pour créer des rôles ou des projets, il faut se caler sur le processus « holacratique ». Il est donc très précieux pour être sûr de bien coller au processus et constitue une vraie aide pour le facilitateur de réunion et le secrétaire néophytes.

Holaspirit se veut plus ouvert à toute forme d’entreprise libérée. Il convient donc à mon sens autant pour les entreprises en Holacratie que pour celles qui veulent s’en rapprocher sans coller trop strictement aux règles de la Constitution.

Votre choix dépendra donc de votre usage et de votre perspective. Le mieux est d’essayer puisque les deux offres une inscription gratuite et permettent ainsi une découverte expérimentale. Dans les deux vous pourrez ensuite accéder à la version Premium qui élargit les fonctionnalités et vous permettent de passer une étape importante. Ces deux logiciels sont en mode Saas, donc accessibles de n’importe quel ordinateur, en télétravail ou à partir de n’importe quel site. Cette flexibilité permet donc de participer aux réunions même à distance. La facturation se fait par utilisateur et par mois (à fin 2016, le coût était de l’ordre de 5 à 6€), et la sortie semble relativement simple.

Créer son propre outil ?

C’est possible en effet, mais ne présentera à mon sens ni intérêt économique ni pratique pour ceux qui veulent adopter l’Holacracy. Les logiciels du marché étant efficaces et ergonomiques, vouloir créer le sien sera long et probablement coûteux en fin de course. En revanche si vous souhaitez libérer votre entreprise sans coller à des règles préformatées telles que l’Holacracy, développer son propre outil est faisable. Nous nous sommes posés la question pour des raisons de budgets et disposant en interne de ressources compétentes et motivées. La réalité nous a néanmoins vite rattrapé. La charge des développeurs n’a pas permis d’y travailler plus. Nous nous sommes donc tournés vers le marché et avons finalement choisi GlassFrog car la plus conforme à l’Holacracy. Son utilisation est calquée sur ses règles et évoluent avec. Ce logiciel nous est donc apparu la solution la plus adaptée à ce moment de notre organisation.

Votre projet vous guidera donc dans votre choix. Il sera donc plus facile de choisir lorsque votre projet sera mûr. Essayez, vous comprendrez !