J+10 : de la naissance des Cercles aux premiers pas…

Une petite semaine s’est écoulée depuis notre formation à l’Holacracy. Chacun est retourné dans son quotidien avec l’envie d’essayer. Ces premiers jours vont être consacrés à planter le décor : d’une part en communiquant sur le projet, d’autre part en bâtissant les fondations de notre organisation, et enfin en battant la mesure. Nous avons hâte de voir la naissance des cercles et les premiers pas.

Nous avons en effet immédiatement communiqué auprès de l’ensemble des équipes sur la formation et ses suites. Les discussions de couloirs sont animées. Certains, sceptiques ou impatients, nous challengent déjà sur le résultat. Qu’est-ce que ca va changer pour nous ? Allez-vous nous rajouter des rôles ? Les questions fusent.

Un outil pour supporter le déploiement de l’holacratie

Afin de rendre ce projet rapidement concret, il nous faut créer une base de rôles et de cercles, définir les projets urgents à mettre en place pour s’assurer du succès de l’opération. L’un de nos premiers choix porte sur  l’étude de l’outil à retenir. En effet, il nous semble indispensable d’avancer avec un outil pour y enregistrer les rôles, les cercles, leurs affectations, ainsi que les comptes rendus de réunions et le suivi des actions. Aucun outil interne à notre entreprise ne permet d’y répondre.

Une étude avait été faite quelques mois plus tôt par un stagiaire pour comparer 3 solutions : GlassFrog (l’outil d’HolacracyOne), Holaspirit (logiciel récemment arrivé sur le marché) et la création d’un outil interne. Après discussion avec les éditeurs et notre service informatique, notre choix s’est finalement porté sur GlassFrog. Bien que légèrement plus cher, cet outil nous semble être le plus proche des règles de l’Holacracy. Nous y avions par ailleurs déjà tracé les bases d’une holarchie. Le déploiement sous GlassFrog s’est donc imposé de lui-même.

Deuxième projet important : créer un cercle d’implémentation de l’Holacracy. Sa raison d’être consiste à faire que chaque collaborateur puisse être bien formé et sache vers qui se tourner. Deux actions essentielles ont été immédiatement lancées : préparer les outils de formations aux équipes (un modèle de support de présentation), et s’assurer du déploiement rapide auprès de tous. Nous avons donc demandé des volontaires formés à l’Holacracy pour assurer ces formations. Environ une quinzaine ont répondu présents, ce qui devrait nous permettre de déployer rapidement des sessions d’initiation sur le prochain mois.

la structure prend forme

A la fin de cette première semaine, les grands cercles ont été créés, les premiers liens (actuellement les managers) ont lancé leur réunion de gouvernance pour définir a minima les rôles à créer. Les facilitateurs et secrétaires des cercles ont été élus. La base de la structure se dessine. En moins de huit jours, plus de 100 rôles ont été encodés, avec près de 15 cercles.

Ce dynamisme est une belle promesse. Il va falloir cependant suivre cette phase « d’encodage » (rédaction des rôles) afin d’observer qu’il n’y ait pas une surenchère de création de rôles ou de redevabilités inutiles ou redondants.

Afin de structurer cet « inventaire » des rôles, j’ai proposé en tant que référent d’accompagner l’encodage auprès de ceux qui le souhaitent. Cela me permet de faire un lien entre les différents rôles créés dans des cercles différents et d’avoir une meilleure vision globale. Nous avons pu ainsi identifier des rôles similaires, comme par exemple les rôles RH exercés par nombre de managers (gestion des absences, des notes de frais, des recrutements, etc.). Nous avons également constaté que certains rôles actuels étaient portés par plusieurs personnes, sans connaître réellement la responsabilité de chacun.

La difficulté d’avancer seuls

Nous commençons à toucher du doigt la difficulté de mener cette phase d’encodage seuls. L’expérience d’un coach nous serait fort utile. En effet, par exemple, nous avons des consultants dans des services différents, leur raison d’être est similaire, chacun ayant une spécialité technique et/ou sectorielle. La question est donc de savoir si les relations entre ces rôles ont plus de sens par secteur ou par leur technique. Dans le doute, nous avons fait au plus simple en suivant notre instinct. Il sera toujours possible de corriger plus tard.

Cette première semaine s’achève donc sur notre seconde réunion du Cercle Général, et la première de triage. Les tensions remontent vite. Le facilitateur les processe efficacement. Nous sommes globalement satisfaits de cette approche où chacun peut s’exprimer et proposer des solutions. Il faut admettre que ce mode de fonctionnement en réunion n’était pas courant dans notre organisation. Les tensions, lorsqu’elles étaient exprimées, l’étaient dans le bureau du directeur ou directement auprès des collègues lorsque la relation le permettait. Beaucoup de sujets étaient restés sous silence.

La réunion en Holacracy est enfin un lieu de propositions et d’actions. Dire que c’est un lieu d’échange serait faux. Ceux qui ont essayé une réunion en Holacracy ont bien vite compris que le process peut paraître rigide, et restreindre la spontanéité. Mais je suis convaincu qu’il permet d’être plus efficace et de traiter profondément les tensions. Rien que pour cela, c’est déjà un grand pas.

Les prochaines semaines seront consacrées à déployer l’outil auprès de tous, structurer les cercles, affecter les rôles et s’assurer de la mise en place des réunions au sein des équipes.

Nous avons planté le décor, maintenant il faut distribuer les rôles, former les acteurs et jouer la pièce !

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